Teknologi  yang mengubah wajah perkantoran konvensional kita menuju  konsep paperless office kini semakin banyak dinikmati.
 
Laporan NASORI HABIB, Pekanbaru
Alamat e-mail ini dilindungi dari spambot, anda harus memampukan JavaScript untuk melihatnya

Dengan konsep paperless office, pekerjaan-pekerjaan administrasi ditangai secara  lebih praktis.

Beberapa keunggulan yang dapat diketengahkan di sini adalah surat yang diperlukan bisa didapat detik itu juga, tidak gampang hilang, bisa dikirim ke alamat dan tujuan berbeda sekaligus, biaya pengiriman dapat ditekan serendah-rendahnya.

Mengapa perlu konsep paperless? Kertas semakin mahal dan ketersediaan bahan baku kertas yang mengamcam kelestarian hutan seharusnya menjadi alasan yang kuat bagi kita untuk mempergencar kampanye penggunaan konsep paperless office ini.

Tanda tangan dan fungsi pengawasan yang mengharuskan suatu surat bergerak dari satu meja  ke meja yang lain sebelum keluar, saat ini memang masih mendominasi  adminstrasi  di pemerintahan kita maupun di lembaga-lembaga, namun demikian bukan berarti konsep itu tidak bisa kita gunakan.

File sharing yang disediakan di OS Windows memungkinkan kita mengizinkan pihak lain untuk membuka, atau mengopi bahan yang tersimpan di hardisk kita. Dengan cara ini, pihak yang berkepentingan tidak perlu minta diantarkan suratnya, tapi cukup meminta file-nya dilepas, di-share sehingga bisa dibuka. Kalau ada lima meja untuk kontrol, maka semunya bisa punya akses ke file surat tersebut. Setelah semua  menyetujui, barulah surat tersebut diprin, untuk selanjutnya dikirim via pos.  

 Mau lebih hemat lagi? Surat tersebut dapat dikirim via e-mail ke berpuluh-puluh alamat secara bersamaan.  Detik itu juga sampai  sampai ke tujuan, tanpa perlu sebatang pohon pun ditumbangkan untuk mencetaknya.

Yang kita perlukan untuk pekerjaan tersebut hanyalah menyambungkan dua komputer kerja kita dengan komputer rekan di sebelah, atau di bagian lain. Hampir semua komputer saat ini sudah dilengkapi dengan LAN card sehingga kita tidak perlu lagi repot-repot menyiapkannya. Dengan port yang telah tersedia, hubungkanlah dengan kabel UTP (Unshielded Twisted Pair) biasa. Jika jumlah PC yang akan dihubungkan banyak, Anda tidak perlu pusing.

Saat ini sudah tersedia hub yang tugasnya menghubungkan PC kita ke PC yang lain. Di pasaran harganya sekitar 500 hingga 700 ribu per unit. Alat ini juga bisa membantu kita beramai-ramai menggunakan satu printer saja. Jadi,  ruangan pun semakin indah dipandang karena space yang ada tidak dijejali oleh  printer-printer di setiap meja.

Kalau mau, kita bisa mengalirkan Internet melalui kabel LAN tadi. Yang ini lebih menarik lagi. Sebab, surat-surat atau karya penting  yang kita hasilkan melalui proses yang bernilai dapat kita simpan di server internet. Tidak usah pusing untuk mengetahui di mana keberadaan server tersebut. Yang penting, begitu  perlu, kita bisa memanggil kembali surat penting atau karya kita tadi dari internet, bahkan saat  kita berada di luar kota sekalipun. Dan dijamin, selain tidak akan hilang,  data penting ini juga akan lebih aman dari serangan virus.***